ATTIVAZIONE DI CANALI DI INTERNI

L'organizzazione privata deve attivare più canali che garantiscano la riservatezza, anche tramite strumenti informatici. La segnalazione avviene sia in forma scritta, anche con modalità informatiche, sia orale, tramite linee telefoniche o sistemi di messagistica vocale, oppure, su richiesta del segnalante, con un incontro diretto. Tutte queste modalità devono essere implementate e questo richiede l'adozione di una piattaforma informatica idonea allo scopo.

NOMINA GESTORE SEGNALAZIONI

La gestione delle segnalazioni deve essere affidata a una persona o un ufficio interno autonomo dedicato (es. audit, comitato etico, OdV...) oppure a un gestore esterno anch'esso autonomo. Si tratta di un compito molto delicato che, se non gestito in modo adeguato, comporta sanzioni (da 10.000 a 50.000 euro) direttamente contro le persone che ricoprono il ruolo di gestori. Il nostro studio ha le risorse umane per ricoprire l'incarico di gestore.

FORMAZIONE DEL PERSONALE 

E' fondamentale che le persone che gestiscono le segnalazioni siano idonee per il ruolo assegnato e siano debitamente formate. La formazione deve essere non solo teorica, ma, come sottolineano le nuove linee guida di ANAC, basata anche su casi specifici. La nuova normativa sul whistleblowing è senza dubbio complessa sotto molteplici profili. Il nostro studio può formare il personale tramite una metodologia che, tramite l'analisi di casi concreti, permette un efficace studio della normativa.

DPIA MODELLO GESTIONE SEGNALAZIONI

Particolare attenzione deve porsi alla redazione della valutazione di impatto protezione dati ex art. 35 regolamento (UE) 2016/679, requisito previsto dall'art. 12 comma 6 D.lgs. 2023 n. 24, del modello di ricevimento e gestione delle segnalazioni interne. Questo comporta la creazione di una procedura di gestione delle segnalazioni e l'adozione delle misure tecniche ed organizzative per garantire un adeguato livello di sicurezza nel trattamento dei dati personali. Si noti che la mancanza della DPIA pone non solo possibili sanzioni da parte dell'ANAC, ma anche dal Garante Privacy per violazione del regolamento GDPR citato.

GARANZIA RISERVATEZZA

La procedura di gestione delle segnalazioni deve garantire la riservatezza dei dati trattati, quindi i dati del segnalante, del segnalato e di coloro che sono menzionati nella segnalazione, oltre alle informazioni ivi contenute e ai documenti trattati. Questo comporta che le persone che trattano queste informazioni devono essere specificatamente autorizzate al trattamento, obbligandosi a tenere riservati i dati trattati, utilizzandoli solo per quanto necessario alla gestione delle segnalazioni. La violazione dell'obbligo di riservatezza comporta una sanzione verso il responsabile, persona fisica (da 10.000 a 50.000 euro) da parte di ANAC.

INFORMATIVA PRIVACY

L'informativa privacy ex art. 13 e 14 regolamento (UE) 2016/679 è un documento che spiega alle persone come verranno trattati i loro dati personali durante le varie fasi della gestione delle segnalazioni e serve per informare soprattutto il segnalante che i suoi dati personali saranno tenuti riservati secondo i termini previsti dalla procedura di gestione delle segnalazioni. L'informativa privacy va scritta con attenzione, tenendo conto delle particolarità della normativa che prevede specifici limiti ai diritti spettanti agli interessati, come è certamente il segnalante e le persone menzionate nella segnalazione.

ADEGUAMENTO DEL MODELLO 231

Il decreto legislativo 2023 n. 24 tocca da vicino il modello di gestione e controllo 231, dovendosi aggiornare sia prevedendo i canali di segnalazione interna, che dovranno essere ivi disciplinati. Non solo, ma viene anche previsto che il modello 231 preveda specifiche sanzioni nei confronti di coloro che si siano resi responsabili degli illeciti previsti dall'art. 21 del decreto, quindi per violazioni delle norme del decreto stesso. Assume quindi particolare importanza l'aggiornamento del modello 231, da considerare come un tassello del modello di segnalazione e gestione delle segnalazioni.

AGGIORNAMENTO DEL SITO INTERNET

È obbligatoria anche l'aggiornamento del sito internet dell'organizzazione, se ne è dotata, inserendo tutte le informazioni sul canale, le procedure, i presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne. Le informazioni devono essere chiare e rese disponibili non solo sul sito web, ma anche nei luoghi di lavoro ed accessibili anche alle persone che intrattengono rapporti giuridici con l'organizzazione. Le informazioni sul sito web sono molto importanti perché permettono subito di capire se il modello di ricezione e gestione delle segnalazioni è in compliance con la normativa vigente.

TUTELA DA RITORSIONI 

L'organizzazione deve porre particolare attenzione nel predisporre tutti quei presidi organizzativi per impedire che vengano applicate ritorsioni contro il segnalante e agli altri soggetti ad esso "vicini". Il decreto whistleblowing prevede non solo sanzioni per i responsabili delle ritorsioni (da 10.000 a 50.000 euro) da parte di ANAC, che possono riguardare tutte le persone fisiche che hanno contribuito alla ritorsione, ma anche tutele civili, quindi la possibilità di rivolgersi al giudice civile per l'adozione dei provvedimenti urgenti, risarcitori e con l'eventuale ripristino della propria posizione lavorativa. In ultimo, il responsabile potrà anche subire sanzioni disciplinari.

SOGGETTI PRIVATI  CON PIU'
DI 49 LAVORATORI

Il decreto legislativo 2023 n. 24 si applica a tutti i soggetti privati con una media di almeno  cinquanta lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato e determinato. Il calcolo della media del lavoratori è effettuato in relazione all'anno solare precedente. Il decreto peraltro distingue due termini di applicabilità delle norme ivi contenute e precisamente:
a) per i soggetti privati con più di 249 dipendenti il termine di adeguamento è il 15 luglio 2023;
b) per i soggetti con meno di 249 dipendenti, a cui si applica il decreto, il termine di adeguamento è il 17 dicembre 2023.

SOGGETTI PRIVATI  CON MENO DI 49 LAVORATORI, DI SETTORI SPECIFICI

Si tratta di soggetti che si occupano di settori particolari, come quello finanziario, (per esempio le piattaforme di crowdfunding), per i quali gli obblighi del decreto whistleblowing si applicano anche se il numero di lavoratori è inferiore a cinquanta. E' quindi bene controllare se l'attività svolta dalla propria organizzazione rientra tra quelle previste dal decreto, perché in tal caso è necessario adeguarsi, adottando un conforme modello di ricevimento e gestione delle segnalazioni. Il termine di adeguamento è in questo caso il 17 dicembre 2023, avendo comunque meno di 249 lavoratori. Si tratta di vagliare quindi l'attività svolta dall'organizzazione.

SOGGETTI PRIVATI  CON MENO DI 49 LAVORATORI, MA CON MODELLO 231

Tutte le organizzazioni che adottano un modello 231, anche se con un numero di lavoratori inferiori a 50 dipendenti, devono adeguarsi al decreto whistleblowing entro il termine del 17 dicembre 2023, attivando i canali di segnalazione interna e gli altri presidi previsti dal decreto. In questo caso però le segnalazioni possono riguardare solo le condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001 n. 231 o le violazioni al modello organizzativo 231 stesso. Si tratta quindi di vagliare l'applicabilità del decreto, valutando con attenzione i presupposti ivi previsti, per capire come adeguarsi.

COMPLIANCE
DECRETO WHISTLEBLOWING

La compliance al decreto whistleblowing comporta una radicale cambiamento di mentalità nell'organizzazione, che deve partire necessariamente dalla direzione. Il decreto, infatti, conduce ad un nuovo approccio alla legalità e compliance interna, dando un forte impulso a promuoverla da parte di tutti gli stakeholder, rendendo sempre più difficile nascondere comportamenti illeciti. Creare un modello di compliance whistleblowing rappresenta certamente un impegno importante, stante anche la complessità della disciplina ed è molto difficile implementarlo da soli, senza un adeguato supporto legale. Il nostro studio aiuta le organizzazioni private ad implementare un corretto modello di compliance whistleblowing, adottando tutte le misure idonee previste dalla decreto e dalle linee guida dell'ANAC. 

GESTORE SEGNALAZIONI

 Una delle difficoltà che hanno le organizzazioni, soprattutto le medie aziende, è individuare il personale che possa gestire le segnalazioni e poi formarlo secondo quanto previsto dal decreto whistleblowing. Il gestore può essere una persona o un ufficio, ma deve essere autonomo , quindi connotato di autonomia e indipendenza, oltre ad avere competenze idonee per ricoprire l'incarico. L'art. 4 comma 2 del decreto in parola, consente di affidare l'incarico di gestione delle segnalazioni anche ad un soggetto esterno autonomo, che può essere una persona fisica o giuridica, anch'esso connotato da autonomia e indipendenza, oltre ad avere le competenze, soprattutto giuridiche, per svolgere il delicato incarico di gestore. Il nostro studio propone soluzioni in merito, personalizzate sull'organizzazione, che possono risolvere questo problema. 

FORMAZIONE DEL PERSONALE

Non c'è dubbio che il personale che si occupa di gestire le segnalazioni vada formato, non solo sulla portata applicativa delle norme, ma anche sulla trattazione di casi pratici, come previsto dalle stesse linee guida ANAC. Il decreto whistleblowing si presenta inizialmente complesso nella sua lettura per i molteplici rinvii ad altre norme sia europee sia nazionali, rendendo faticoso ricostruirne i precetti da osservare. Tuttavia se presentato per singole problematiche applicative, frutto di un attento studio, è possibile avere un quadro chiaro, che permette di orientarsi nell'applicazione concreta.  Il nostro studio offre il servizio di formazione del personale, utilizzando proprio l'approccio basato su singole problematiche da collegare poi insieme con le altre, fino a ricostruire con chiarezza tutti gli adempimenti e regole di comportamento da adottare.