CONTRATTUALISTICA PER MSP COMPRESO IL CLOUD
CONTRATTO MSP E CLOUD
Il contratto per il MSP rappresenta uno strumento indispensabile per chiarire i rispettivi diritti e doveri con il cliente. Lavorare senza un adeguato contratto, espone l'MSP e il cliente a diverse problematiche legali, non solo in termini di compliance privacy, ma anche di gestione di una eventuale vertenza.
VENDITA HARDWARE E LICENZE SW
Spesso accade che l'MSP non si limiti solo alla fornitura di servizi, ma che venda prodotti come licenze o strumenti informatici. Queste transazioni sono spesso regolate solo in fattura, senza un contratto che precisi i termini di vendita e di garanzia lasciando l'MSP senza tutela in caso di vertenza con il cliente a cui ha venduto il prodotto.
DPA
Il DPA (Data Processing Agreement) è l'accordo con il cliente sulla modalità di trattamento dei dati personali dell'MSP, quale responsabile del trattamento. E' un obbligo previsto dall'art. 28 del regolamento GDPR, la cui violazione comporta pesanti sanzioni da parte del Garante Privacy, come già avvenuto.
FIRMA ELETTRONICA
L'avvocato deve essere in grado di sfruttare le nuove tecnologie per facilitare la gestione dei contratti da parte dell'MSP. Il nostro studio ha elaborato un particolare flusso negoziale da implementare tramite firma elettronica (non digitale), che rende particolarmente efficiente la gestione dei contratti e molto apprezzata dagli MSP.
DISCIPLINA DEGLI ASPETTI NEGOZIALI
L’MSP (Managed Service Provider) si trova oggi di fronte alla scelta se essere uno dei principali collaboratori delle aziende e studi professionali, garantendo la qualità del proprio lavoro, non solo da punto di vista tecnico, ma anche per la compliance privacy.
Il primo elemento che il cliente strutturato valuterà sarà, oltre all’affidabilità tecnica dell’MSP, il contratto in tutte le sue varie parti, che sono tutte essenziali per regolamentare in modo ragionevole il rapporto tra cliente e MSP.
L’MSP infatti ha letteralmente in mano tutti i dati del cliente e deve dare delle idonee garanzie contrattuali, non solo sotto l’aspetto tecnico, ma anche di compliance al regolamento GDPR. In particolare deve esserci la sottoscrizione di un accordo ex art. 28 GDPR, che l’MSP fornisce al cliente e non viceversa, altrimenti diventa una situazione ingestibile per l’MSP.
L’avv. Gianluca Dalla Riva ha elaborato nel corso degli anni, un modello contrattuale flessibile predisposto proprio per gli MSP che tiene conto di tutte le loro esigenze, che emergono nel corso delle sessioni di elaborazione del contratto.
Non solo vengono gestiti contrattualmente i servizi MSP, ma anche la fornitura di servizi CLOUD tramite piattaforme esterne qualificate oppure direttamente organizzate in proprio.
L’MSP spesso fornisce anche licenze software o anche strumenti informatici di vari tipo o ancora gestisce per il cliente i nomi a dominio e altri servizi, che sono debitamente regolati.
Nel contratto viene disciplinato anche il DPA (Data Processing Agreement), in modo da garantire al cliente il rispetto dell’art. 28 regolamento GDPR.
Ci sono poi molte clausole studiate proprio per tutelare l’MSP in varie situazioni, come i pagamenti, condivisione dei rischi, sospensione o revoca del servizio, cancellazione dei dati e altre ipotesi.
La preparazione di un contratto così ben strutturato richiede necessariamente la collaborazione tra MSP e avvocato per ragionare assieme sulle proprie particolari esigenze, per poi arrivare, tramite diverse videocall, ad una versione definitiva, quale base ragionevole su cui costruire il proprio business.
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MODALITA' DI PREPARAZIONE DEL CONTRATTO
Esame richieste cliente (videocall)
Invio preventivo ed accettazione
Spiegazione struttura contrattuale
Specificazione servizi MSP-CLOUD
Analisi problematiche GDPR
Bozze contratto MSP-CLOUD e DPA
Condivisione bozza contratto col cliente
Condivisione bozza DPA col cliente
Flusso firma elettronica e verifica flusso
ASPETTI PRIVACY
DPA (DATA PROCESSING AGREEMENT)
Con l’applicazione del regolamento GDPR, l’MSP si è trovato subissato di richieste dal proprio cliente, di sottoscrizione di accordi ex art. 28, redatti quasi sempre in modo che per ogni problema risponde solo l’MSP, liberando il cliente da ogni responsabilità.
Un consiglio ragionevole è quello che l’MSP abbia il suo DPA (Data Processing Agreement), in modo da poter gestire i propri clienti in modo uniforme e sulla base del principio di responsabilità condivisa, in cui anche il cliente deve collaborare nell’ambito per esempio della gestione della sicurezza e compliance privacy (se i dipendenti creano password come “pippo” o cliccano su qualsiasi email arrivi loro, è ben difficile garantire la sicurezza).
Il Garante Privacy ha chiarito come l’MSP sia senza dubbio responsabile del trattamento con quindi tutti gli obblighi dell’art. 28 GDPR.
Il DPA allora deve disciplinare i molteplici obblighi di cui all’art. 28 GDPR, quali ad esempio la tipologia di trattamenti svolti e per quali dati personali, le misure tecniche ed organizzative implementate per garantire la sicurezza dei propri sistemi, nonché altri ambiti come l’assistenza nella gestione dei diritti degli interessati o in caso di data breach. La nostra esperienza ha dimostrato quanto sia fondamentale la corretta redazione di questo documento, non solo perché in caso di mancanza o errata redazione si rischiano pensati sanzioni da parte del Garante, ma anche perché viene valutato molto attentamente da parte dei clienti, anche con il supporto del loro legale. Se questo non è considerato adeguato, il rischio è di perdere non solo potenziali clienti, ma anche quelli attuali, proprio perché il loro consulente privacy ha dato parere negativo al DPA fornito.
SINTESI DEL CONTRATTO DPA
MSP responsabile del trattamento
Dati personali trattati
Trattamenti eseguiti
Modalità cancellazione dei dati
Le istruzioni date dal cliente
Assistenza diritti degli interessati
Casi di nomina sub-responsabili
Assistenza DPIA
Assistenza data breach
Misure tecniche ed organizzative
Riservatezza degli autorizzati
Manleva cliente e altre clausole
SOTTOSCRIZIONE TRAMITE FIRME ELETTRONICHE
FIRMARE I CONTRATTI
CON CELLULARE O PC
La gestione del contratto tramite firma elettronica, rende particolarmente efficiente la gestione dei contratti con i propri clienti sia per la comodità di firmare tramite cellulare o pc, sia in fase di conservazione della documentazione che avviene in modo automatico. Questa soluzione viene di solito accolta dagli MSP, perché i clienti apprezzano soluzioni così innovative e questo aumenta la fiducia verso l’MSP.
GESTIONE APPROPRIATA DEL FLUSSO DI FIRMA ELETTRONICA
Il nostro studio ha elaborato un flusso di firma elettronica, affinato nel tempo, che permette di gestire questo strumento in modo da essere compliance alla normativa vigente in termini ragionevoli. Si tratta di applicare tecnologie innovative in ambito negoziale, in cui oltre agli aspetti tecnici, si devono gestire anche quelli negoziali e privacy, al fine di poter poi difendersi in giudizio in caso di vertenza.
CORSO UDEMY
SULLE FIRME ELETTRONICHE
L’avv. Gianluca Dalla Riva si occupa dello studio della firma digitale ed elettronica da molti anni e proprio per diffondere queste conoscenze, ha realizzato un corso nella piattaforma di Udemy molto approfondito (17,5 ore), che riguarda non solo la firma digitale e altre firme elettroniche, ma anche molti vari strumenti collegati ad essa. Per altre informazioni e poter usufruire di condizioni particolari, clicca qui.
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